LeadWhats: o WhatsApp dentro do CRM

Texto e procedimentos revisados em 16/10/2026.

Conecte o WhatsApp da empresa ao CRM para conversar com contatos, consultar o histórico e distribuir o atendimento entre a equipe. O LeadWhats está disponível a partir do plano Growth (R$349,90/mês).

Dois jeitos de conectar o número

Existem duas formas de ligar um número ao LeadWhats, e você escolhe uma ao criar a conta. Elas não são equivalentes: uma é a API oficial da Meta, a outra é a conexão por QR Code, que não é oficial.

	API oficial da Meta (recomendada)	QR Code (não oficial)
Risco de banimento	Canal oficial, sujeito às regras e restrições da Meta	Existe. A conexão viola os termos do WhatsApp e o número pode ser bloqueado e perdido de forma definitiva
Custo	A Meta cobra por mensagem enviada. Respostas dentro da janela de 24h são gratuitas até 1.000 por número no mês (veja Cobranças da Meta)	Gratuito
Prospecção fria	Não permitida pela política da Meta	Permitida, com os limites de ritmo que a plataforma aplica
Celular	O número migra para a API e deixa de funcionar no aplicativo do celular	Continua no seu celular, que precisa ficar com internet
Plano	A partir do Scale	A partir do Growth

Nossa recomendação é a API oficial sempre que o uso principal for atender quem chega até você. O QR Code serve a quem precisa iniciar conversas com quem ainda não falou com a empresa, e quem escolhe esse caminho aceita o risco de perder o número.

Conectar o primeiro número

A conexão é feita em LeadWhats → Configurações → Contas. Se você ainda não tem nenhum número, a própria tela inicial do LeadWhats oferece o QR Code e o atalho para a API oficial.

1. Abra as contasNo LeadWhats, clique no ícone de engrenagem ao lado da lista de conversas e fique na aba Contas.
2. Clique em Nova ContaDê um nome ao canal (por exemplo, "LeadWhats Vendas") e diga para que vai usar o número: atendimento, prospecção ativa ou os dois. A tela recomenda a forma de conexão a partir dessa resposta.
3. Escolha a forma de conexãoAPI WhatsApp Cloud (oficial) ou QR Code (não oficial). Veja a comparação na seção acima.
4. Defina o tipo da contaIndividual, quando só você vê e responde, ou Grupo (compartilhado), quando a equipe atende junto.
5. Conecte pelo QR CodeMarque a confirmação de ciência do risco e clique em Criar e Conectar. No celular, abra o WhatsApp, vá em Aparelhos conectados, toque em Conectar um aparelho e leia o código que aparece na tela.
6. Ou conecte pela API oficialCole o token permanente gerado no painel da Meta e clique em Buscar meus números. Escolha o número na lista e clique em Criar e Conectar: o recebimento de mensagens é configurado sozinho, sem copiar ID nem webhook. Veja abaixo como gerar o token.
7. Confira o statusA conta aparece como Conectado na lista. A partir daí as conversas do número chegam ao LeadWhats.

Como gerar o token permanente da API oficial

Leva cerca de 10 minutos e é feito uma vez só, no painel da Meta.

1. Tenha o app e o número na MetaEm developers.facebook.com/apps, crie um app do tipo Empresa ligado ao portfólio da sua empresa e adicione o produto WhatsApp. Em WhatsApp → Configuração da API, adicione o número que vai atender. Se você já usa a API oficial, pule este passo.
2. Crie um Usuário do SistemaAbra Configurações do negócio → Usuários → Usuários do sistema, clique em Adicionar, dê um nome (por exemplo, "LeadCNPJ") e escolha a função Administrador.
3. Dê acesso ao app e à conta do WhatsAppCom o usuário selecionado, clique em Atribuir ativos. Em Apps, escolha o seu app e marque Controle total. Faça o mesmo em Contas do WhatsApp, com a conta do seu número. Sem este passo o token não enxerga o número.
4. Gere o tokenAinda no usuário, clique em Gerar token, escolha o app, defina a validade como Nunca e marque as permissões whatsapp_business_messaging e whatsapp_business_management. Clique em Gerar e copie o token (ele começa com "EAA"). A Meta só mostra o token uma vez.
5. Conecte no LeadCNPJEm LeadWhats → Configurações → Nova Conta, escolha API WhatsApp Cloud, cole o token e clique em Buscar meus números. Escolha o número e clique em Criar e Conectar. Validamos na Meta antes de salvar: se algo estiver errado, nada é gravado.

Se a conexão pela API oficial não der certo

• "Não encontramos números com este token": confira se o token foi copiado inteiro e se, no passo 3, a conta do WhatsApp foi atribuída ao Usuário do Sistema com controle total. Se preferir, abra "Informar o Phone Number ID manualmente" e cole o ID que aparece em WhatsApp → Configuração da API.
• "Token inválido ou expirado": gere um token novo no passo 4, com validade Nunca.
• A tela pediu para configurar o webhook: acontece quando o token não tem a permissão whatsapp_business_management. Gere o token de novo com as duas permissões ou, no painel da Meta, em WhatsApp → Configuração → Webhook, cole a URL de callback e o token de verificação que a tela mostra e assine o campo "messages".
• O token foi revogado depois: use Atualizar credencial na engrenagem da conta, com um token permanente novo. O webhook não precisa ser refeito.

Incluir outro número

Cada número é uma conta do LeadWhats, e o limite é da empresa inteira, não de cada pessoa:

Plano	Números de WhatsApp
Growth	1
Scale	2
Professional	3
Enterprise	Conforme contrato

1. Confira a vagaEm LeadWhats → Configurações → Contas, o contador ao lado do título mostra quantos números a empresa já usa e quantos o plano permite.
2. Crie a nova contaClique em Nova Conta e siga os mesmos passos do primeiro número. Cada conta pode ter forma de conexão e tipo diferentes.
3. Troque de número no chatCom mais de um número, aparece no topo da lista de conversas o seletor "Conta do WhatsApp". Escolha ali de qual número você quer ver e responder as conversas.

Sem vaga no plano, o botão de nova conta pede upgrade. Para liberar uma vaga sem trocar de plano, exclua uma conta que não usa mais: ao excluir, você escolhe migrar o histórico para a próxima conexão ou excluir e arquivar.

Conta individual ou compartilhada, e quem pode responder

Individual: só você vê e responde as conversas do número. É o caso do vendedor com o próprio WhatsApp comercial.

Compartilhada (Grupo): toda a equipe da empresa vê e responde as conversas do número. É o caso do número central de atendimento. Cada conversa pode ter um atendente, e quando ela está atribuída a outra pessoa, só esse atendente responde.

Para dar acesso a pessoas específicas, o dono do número usa a aba LeadWhats → Configurações → Compartilhar: escolhe a conta e adiciona o membro com uma permissão.

Permissão	O que a pessoa faz
Apenas ver	Lê as conversas
Responder	Lê e responde
Admin	Responde, transfere conversas e gerencia os compartilhamentos

Os membros precisam estar na equipe da empresa. Se você ainda está sozinho, convide as pessoas em Configurações, na aba Equipe.

As opções de cada conta

Na lista de contas, a engrenagem de cada número abre as opções dele. Só o dono do número as altera.

Opção	O que faz e quando ligar
Nome do canal	O nome que a equipe vê no seletor de contas. Use algo que diga para que serve o número.
Tipo	Individual ou compartilhado, como na seção acima. Mude quando o número passar a ser atendido por mais de uma pessoa.
Mensagem automática de transferência	Avisa o contato quando a conversa passa para outro atendente. Aceita {{atendente}}, {{nome_completo}} e {{nome_cliente}}.
Mensagem de saudação	Primeira resposta a um contato novo dentro do horário de atendimento. Deixe em branco para desligar.
Mensagem de ausência	Responde fora do horário, no máximo uma vez por dia por conversa. Só funciona com o horário de atendimento preenchido.
Horário de atendimento	Início e fim do expediente. É ele que decide quando sai a saudação e quando sai a ausência.
Distribuição automática	Só em conta compartilhada: cada conversa nova vai para o atendente com menos conversas ativas. Ligue quando a equipe atende uma fila.
Assinatura do atendente	Coloca o nome de quem escreveu no começo da mensagem (por exemplo, *Ana:*), inclusive o nome dos agentes de IA. Útil quando várias pessoas falam pelo mesmo número.
Transcrever áudios automaticamente	Transcreve todo áudio recebido ou enviado, de quando você liga em diante. Cada áudio usa 2 créditos. Ligue se a equipe recebe muitos áudios; os antigos se transcrevem um a um no botão Transcrever.
Alerta de SLA	Avisa o atendente quando uma conversa fica sem resposta por mais minutos do que o definido.
Encerrar atendimento sozinho	Resolve o atendimento depois de algumas horas úteis sem retorno. Evita protocolos abertos para sempre.
Exportar conversas	Baixa as conversas do número em CSV, com uma data de início opcional.

Modelos de resposta

Na aba LeadWhats → Configurações → Modelos de Resposta você salva textos que se repetem: apresentação, follow-up, proposta, agendamento. Cada modelo tem nome, categoria e mensagem, e aceita variáveis como {{nome}} (primeiro nome), {{nome_completo}}, {{empresa}}, {{cargo}}, {{cidade}}, {{cnpj}} e {{telefone}}, preenchidas com os dados do lead na hora de usar.

Usando o chat no dia a dia

A tela do LeadWhats tem a lista de conversas à esquerda, o chat no meio e os dados do CRM à direita.

• Filtros da lista: Meus, Lead, Cliente e Não atribuídas; em Mais filtros ficam Não lidas, Equipe, Arquivados, Bloqueados e Resolvidas.
• Vincular ao lead: no painel da direita, quando a conversa ainda não tem lead, crie um lead para o contato ou associe a um lead que já existe. A partir daí as atividades, tags e negócios do lead aparecem ao lado do chat.
• Atribuir e transferir: no topo do chat, use Atribuir a mim ou Trocar atendente. A transferência pode avisar o contato pela mensagem automática de transferência.
• Resolver: o botão de atendimento marca a conversa como resolvida quando o assunto termina, e reabre se o contato voltar a falar.
• Modelos: digite / no campo de mensagem, ou clique no ícone de raio, para escolher um modelo de resposta.
• Nota interna: a aba Nota interna, ao lado de Responder, grava um recado para a equipe dentro da conversa. Ele não é enviado ao contato.
• Sugestão do Copilot: o botão com o ícone de brilho pede ao Lead Copilot um rascunho de resposta com base na conversa. Você lê, ajusta e decide se envia.
• Agendar: pelo topo do chat você agenda uma mensagem, um follow-up na agenda ou uma reunião no Google Meet, e cria uma oportunidade sem sair da conversa.
• Áudios: cada áudio tem o botão Transcrever, e o Transcrever sempre liga a transcrição automática da conta.

Quando um agente de IA conduz a conversa, o ícone do robô no topo do chat mostra isso. Clique nele para assumir você. Se alguém da equipe responder pelo aplicativo do WhatsApp no celular, o agente também deixa a conversa.

Mensagens editadas, apagadas e áudios

A conversa identifica mensagens editadas. A prévia da lista deve mostrar o texto atualizado; se a última mensagem foi apagada para todos, mostra o ícone e Mensagem apagada. Áudios mostram o ícone de microfone e a duração quando ela está disponível. As marcas devem permanecer depois de recarregar a página.

Protocolo e contexto do atendimento

O atendimento tem um protocolo, responsável e estado. Use o protocolo para localizar o assunto e consultar o histórico. Ao transferir, escolha o atendente de destino e informe o motivo; o registro ajuda quem recebe a entender por que a conversa passou para ele.

No painel do CRM, confira contato e empresa, tags, status do lead, oportunidades e atividades. A nota interna é visível para a equipe e não é enviada ao cliente. Mensagem agendada é um envio futuro; atividade é o registro de uma tarefa, ligação ou reunião que deve ser realizada e concluída.

Análise da conversa e próxima ação

O Copilot usa a conversa e o contexto do CRM para explicar a situação, sugerir a próxima ação e preparar um rascunho. A sugestão traz evidências do contexto para você conferir. Você pode ajustar a resposta e transformar a ação em atividade; o envio e a execução dependem da sua decisão.

Créditos no LeadWhats

Ação	Créditos
Primeira mensagem enviada para um número com quem a empresa nunca falou	1
Responder um contato ou continuar uma conversa já aberta	0
Transcrever um áudio no botão ou pela opção automática	2, quando ainda não existe transcrição no cache
Pedir sugestão de resposta ao Lead Copilot	2

Com o saldo zerado, só a primeira mensagem para um número novo é barrada; as conversas em andamento continuam funcionando. Abrir o chat de um contato sem enviar nada não consome crédito. Na API oficial, a Meta cobra à parte pelas mensagens, direto na conta da empresa com ela: veja Cobranças da Meta.

O mesmo áudio não é cobrado novamente quando sua transcrição já está disponível no cache. Quando o áudio é lido dentro de uma consulta do Copilot ou do agente, a transcrição faz parte daquela consulta, sem cobrança adicional separada pelo áudio.

Se o número desconectar

Quando a conexão cai, o LeadWhats avisa "WhatsApp desconectado" e a conta aparece como Desconectado na lista. Enquanto o número estiver fora, nada é enviado por ele.

1. Confira o celularNa conexão por QR Code, o celular precisa estar ligado, com internet e com o WhatsApp funcionando.
2. ReconecteClique em Reconectar agora, ou em LeadWhats → Configurações → Contas clique em Conectar no número, e leia o novo QR Code.
3. Na API oficialO motivo mais comum é token expirado ou revogado. Use Atualizar credencial na engrenagem da conta com um token permanente novo.
4. Se o número foi bloqueadoO bloqueio é decisão do WhatsApp e não se desfaz pelo LeadCNPJ. Exclua a conta e escolha migrar o histórico para a próxima conexão, para não perder as conversas.

Os agentes de IA que usam um número desconectado são pausados automaticamente e voltam a funcionar sozinhos quando ele reconecta.

Boas práticas para não perder o número

Os dois canais estão sujeitos às regras do WhatsApp. A conexão por QR Code é não oficial; os limites de ritmo reduzem o volume, mas não garantem ausência de bloqueio.

• Comece devagar com número novo. Um chip recém-ativado que dispara dezenas de mensagens no primeiro dia é o perfil que mais se perde. Veja como aquecer o número em Agentes de IA.
• Fale com quem tem motivo para ouvir você. Use filtros de público que façam sentido para o seu produto. Mensagem fora de contexto gera denúncia, e denúncia é o que leva ao bloqueio.
• Evite a mesma mensagem idêntica para muita gente. Personalize com as variáveis dos modelos e varie o texto.
• Respeite quem pede para parar. Encerre a conversa e não volte a insistir.
• Converse em horário comercial. Mensagem de prospecção à noite ou no fim de semana irrita e vira denúncia.
• Separe o número de prospecção do número de atendimento. Se o de prospecção for bloqueado, os clientes continuam sendo atendidos pelo outro.

Perguntas frequentes

Posso usar meu WhatsApp pessoal?

Pode, mas não recomendamos. Na conexão por QR Code o número corre risco de bloqueio, e na API oficial ele deixa de funcionar no aplicativo do celular. Use um número dedicado à empresa.

Preciso deixar o celular ligado?

Na conexão por QR Code, sim: o celular precisa estar ligado e com internet. Na API oficial, não, porque o número passa a funcionar pela Meta.

O LeadWhats está no teste grátis?

Não. O teste grátis de 7 dias libera as funções do plano Start, e o LeadWhats começa no plano Growth.

Posso prospectar pela API oficial?

Não. A política da Meta exige que o contato tenha autorizado a conversa, por isso a prospecção fria só existe na conexão por QR Code.